Cosa è
Il plugin Intranos è un sistema di condivisione di file tra utenti registrati realizzato da Antonio Palumbo – Mediacom Design per l’associazione Sardegna Verso l’Unesco.
Gli Utenti, i Ruoli e i Gruppi
L’utente viene creato dagli Amministratore Intranos i quali assegnano ad una persona, o un gruppo (utente generico) un accesso al sistema Intranos con relative capacità di operare (ruoli).
Come creare un untente
L’amministratore Intranos, per creare un utente, deve cliccare sul tasto Aggiungi Utente sul menu in alto.
- Inserire un nome utente (senza spazi)
- Inserire un’email (attenzione l’email deve essere univoca per ogni utente);
- Nome e Cognome
- Sito web (facoltativo)
- Password (si consiglia di generarne una automaticamente e consegnarla)
- Assegnare il RUOLO: selezionare tra Partner e Lettore (tutti gli altri, a parte Amministratori Intranos se si vuole attribuire grandi poteri, non considerli)
- Assegnare il Gruppo (groups) selezionandolo dalla lista. Se non è presente seguire la procedura per la creazione di un gruppo in basso.
Att.ne: è possibile creare un utente generico il cui accesso può essere dato ad un gruppo di utenti non registrati. Esempio: se si decide che per un gruppo, ad esempio “Piano di comunicazione”, si voglia dare un’unico accesso bisogna creare un utente generico con il nome, ad esempio, “PDC” e una password, assegnare un ruolo (si consiglia Lettore) e il gruppo “piano di comunicazione”. A questo punto quando si inseriranno file destinati a questo gruppo tutti i possessori delle credenziali appena create potranno effettuare l’accesso e visualizzare i file.
Il ruolo è quello che attribuisce all’utente capacità di operare nel sito con più o meno autorizzazioni. Non possono essere creati o modificati in quanto fanno parte dell’architettura del plugin e una manomissione potrebbe comprometterne il funzionamento di base.
I ruoli sono tre:
- Amministratori Intranos: utenti che hanno l’autorizzazione di creare o cancellare utenti, creare o cancellare gruppi, caricare e modificare le assegnazioni di tutti i file (anche quelli inseriti dai partner), assegnare i file a chiunque, cancellare qualsiasi file.
- Partner: utenti che hanno l’autorizzazione di caricare e assegnare file a qualsiasi utente, cancellare i file o modificare le assegnazioni dei soli file inseriti da loro.
- Lettore: utenti che hanno la possibilità di leggere e scaricare i soli file a loro assegnati.
I gruppi di utenti sono creati dagli amministratori intranos per una migliore organizzazione dei contenuti e della loro distribuzione. All’interno di un gruppo possono esserci utenti con ruoli diversi a seconda delle capacità di intervenire sul sito che si vogliono attribuire all’utente.
Come creare un Gruppo
L’amministratore Intranos, per creare un gruppo, deve cliccare sul tasto Aggiungi Gruppo sul menu in alto.
- Inserire il nome (se esiste già apparirà un messaggio di alert)
- Tralasciare la voce Parent
- Inserire una descrizione (facoltativa)
- Tralasciare la voce Capabilities
Caricamento dei file
I file possono essere caricati dagli amministratori Intranos e dai Partner. La maschera di caricamente è sempre presente a destra delle liste. Sono elencati i formati (estensioni) concessi: .doc .docx .odt .pdf .jpg .png .ppt.
- Selezionare il file dal proprio computer;
- Putorizzare gli utenti esistono due metodi:
- selezione del gruppo: tutti gli utenti di quel gruppo saranno autorizzati alla visualizzazione del file;
- selezionare gli utenti manualmente: è possibile selezionare +tutti per selezionare tutto l’elenco o uno per uno (quindi utenti anche di gruppi diversi)
- Cliccare “carica file”. Se il file esiste già non verrà sovrascritto ma occorrerà cancellarlo o cambiare il nome del file.
Lista documenti: visualizzazione
Le visualizzazioni saranno differenti a seconda del ruolo dell’utente:
- Gli amministratori intranos vedranno la lista di tutti i documenti presenti nel sistema e potranno filtrarli per gruppi. Possono inoltre modificare le autorizzazioni o cancellare i file di chiunque;
- I partner vedranno tutti i file a loro assegnati e quelli inseriti da loro. Di questi ultimi potranno anche effettuare modifiche di assegnazione o cancellare i file;
- I lettori vedranno solo i file a loro assegnati.